Případová studie: česká IT firma získala 5 veřejných zakázek v Německu za první rok

Výchozí situace

DataSoft Solutions je brněnská softwarová firma specializující se na vývoj zakázkového softwaru a systémovou integraci. Na českém trhu působí 8 let a má silné reference z veřejného sektoru — dodávali informační systémy pro několik krajských úřadů i městských samospráv.

Přestože firma měla stabilní zákaznickou základnu, tržby stagnovaly třetím rokem po sobě. Český trh veřejných zakázek v IT je vysoce konkurenční a tlak na cenu neustále rostl. Vedení firmy hledalo nový růstový impulz a rozhodlo se prozkoumat možnosti na německém trhu.

Problém byl jasný: firma neměla žádné zkušenosti s německými tendry, neznala tamní legislativu, neměla dokumenty v němčině a nevěděla, kde začít.

První kroky — leden až březen

V lednu firma kontaktovala TenderHouse a domluvila si úvodní konzultaci. Společně jsme analyzovali jejich technické kompetence, referenční projekty a kapacity. Na základě této analýzy jsme identifikovali cílový segment: komunální IT projekty v Sasku a Bavorsku — regionech geograficky nejbližších Brnu.

Následovaly tři měsíce intenzivní přípravy. Přeložili jsme kompletní referenční dokumentaci do němčiny — profesionálním překladatelem, ne strojově. Připravili jsme německé verze certifikátů, výpis z obchodního rejstříku a potvrzení bezdlužnosti. Zaregistrovali jsme firmu na klíčových e-Vergabe platformách.

Během prvních tří měsíců nebyla podána jediná nabídka. Veškerý čas byl věnován přípravě — a právě tato důkladnost se později ukázala jako klíčová.

První nabídky — duben až červen

V dubnu jsme podali první nabídku — digitalizace spisové služby pro městský úřad v Sasku. Následovaly další tři nabídky v rychlém sledu. Výsledky prvních pokusů byly smíšené.

První nabídka byla vyřazena z formálních důvodů — chybělo Eigenerklärung, čestné prohlášení o splnění podmínek účasti. Klasická chyba nováčků, ale poučná. Druhou nabídku jsme prohráli na ceně — firma kalkulovala příliš agresivně a zadavatel vybral dražší, ale zkušenější uchazeče.

Třetí nabídka přinesla průlom. Projekt digitalizace pro město Drážďany v hodnotě 180 000 eur. DataSoft Solutions zvítězila díky silné technické nabídce a realistické ceně. Klíčový poznatek: přestali jsme podbízet a začali kalkulovat na úrovni německého trhu.

Průlom — červenec až prosinec

Po první výhře vzrostlo sebevědomí celého týmu. DataSoft Solutions již věděla, jak německé tendry fungují, co zadavatelé očekávají a jak strukturovat nabídku. V druhé polovině roku jsme podali dalších 8 nabídek.

Výsledky předčily očekávání. Ze zbývajících 8 nabídek firma vyhrála 4 další zakázky: IT infrastruktura pro bavorskou obec v hodnotě 280 000 eur, vývoj softwaru pro saský krajský úřad za 350 000 eur, systémová integrace pro město v Severním Porýní-Vestfálsku za 220 000 eur a audit kybernetické bezpečnosti pro durynskou veřejnou instituci za 190 000 eur.

Celkový výsledek za první rok: 5 vyhraných zakázek z 12 podaných nabídek. To odpovídá úspěšnosti 42 %, což je výrazně nad průměrem odvětví. Celková hodnota vysoutěžených zakázek dosáhla 1,22 milionu eur.

Co rozhodlo o úspěchu

Na základě analýzy celého prvního roku jsme identifikovali pět klíčových faktorů, které rozhodly o nadprůměrných výsledcích DataSoft Solutions:

Výsledky po prvním roce

Dopad na firmu DataSoft Solutions byl zásadní. Celkové tržby vzrostly o 30 % oproti předchozímu roku, a to výhradně díky německým zakázkám. Firma přijala 5 nových zaměstnanců — 3 vývojáře a 2 projektové manažery — aby zvládla nové projekty.

Ještě důležitější než finanční výsledky je fakt, že firma navázala dlouhodobé vztahy s německými veřejnými zadavateli. Dva z pěti klientů již avizovali zájem o navazující spolupráci. DataSoft Solutions se z firmy závislé na českém trhu stala mezinárodně aktivním dodavatelem.

Pro druhý rok si firma stanovila ambiciózní cíl: podat více než 10 nabídek a rozšířit záběr i do dalších spolkových zemí. S rostoucími zkušenostmi a referencemi z německého trhu jsou šance na úspěch ještě vyšší.